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L’accès aux documents

La personne en situation de handicap (ou son représentant légal) a accès à l’ensemble des informations conservées par la MDPH la concernant, et même si le dossier en lui-même ne lui appartient pas.

Toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif la concernant.

Les documents concernés

Le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés.
Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration.
Les documents préparatoires ne sont communicables que lorsque la décision qu’ils préparent est intervenue.

Ne sont donc pas communicables :

  • les notes informelles
  • les documents de travail
  • les notes personnelles destinées à être reprises dans le document final

La communication des documents

Dès lors qu’il s’agit bien de la personne en situation de handicap elle-même, de son représentant légal ou d’une personne mandatée à cet effet, la communication ne peut pas être refusée.
Mais les textes n’obligent pas la MDPH à élaborer des documents qui n’existent pas, ni à effectuer des recherches pour identifier les pièces sollicitées. C’est au demandeur lui-même de faire ces recherches.

Cas du dépôt aux archives publiques

Le dépôt aux archives publiques des documents administratifs communicables ne fait pas obstacle au droit à communication.

Cas des documents disparus

La loi du 17 juillet 1978 ne contraint pas la MDPH à reconstituer un document qui a disparu.

Cas des documents détenus par une autre MDPH

Lorsque la MDPH est saisie d’une demande de communication portant sur un document administratif qu’elle ne détient pas mais qui est détenu par une autre MPDH, elle la transmet à cette dernière et en informe la personne concernée.

Textes de référence

Loi n°7878-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal.

Code de la santé publique (CSP) : articles L.1110-4 et L.1111-7, articles R.1111-1 à R.1111-8

Code l’action sociale et des familles (CASF) : articles R.146-38 à R.146-48

Décrets :

  • n°2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l’application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978
  • n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif.

La demande doit venir de la personne en situation de handicap ou de son représentant légal.
La MDPH se doit de vérifier l’identité du demandeur avant d’accéder à sa requête.

Les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée et/ou au secret médical (comme c’est le cas pour les documents contenus dans un dossier MDPH) ne sont communicables qu’à l’intéressé ou à son représentant légal.

Cas d’une personne mandatée

La personne en situation de handicap ou son représentant légal peut mandater une personne qui pourra ainsi se faire communiquer les informations.

Dans ce cas, la MDPH doit pouvoir vérifier que la personne est effectivement mandatée par la personne handicapée ou son représentant légal.
Le mandat doit être justifié conformément aux exigences de la CADA.

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) existe depuis 1978.
Accéder au site de la CADA

La lettre de demande doit être signée par la personne en situation de handicap ou son représentant légal mentionnant le nom du mandaté et accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité de la personne qui se présente ou formule la demande.
La vérification peut aussi être faite par d’autres moyens, notamment en téléphonant à la personne en situation de handicap ou son représentant légal.

Cas de l’avocat

Un avocat ne bénéficie pas d’un régime particulier pour accéder aux documents contenant des données à caractère personnel concernant son client. Il doit justifier d’un mandat au même titre que toute personne mandatée.

Cas des parents séparés

S’agissant des enfants mineurs, c’est le titulaire de l’autorité parentale qui peut accéder aux informations relatives à son enfant.
Lorsque les parents sont séparés, un parent ne peut pas s’opposer à la communication dès lors que l’autre est également titulaire de l’autorité parentale. Cependant si le dossier contient des informations personnelles sur l’un des deux parents, celles-ci seront occultées.

Toute personne a accès à l’ensemble des informations concernant sa santé qui sont formalisées ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé.

Sont donc communicables :

  • résultats d’examen
  • comptes rendus de consultation, intervention, exploration ou hospitalisation
  • protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en oeuvre
  • feuilles de surveillance
  • correspondances entre professionnels de santé
  • tous les documents nominatifs établis par un médecin ou son équipe médicale et contenant des informations de nature médicale dès lors qu’ils sont détenus par un organisme chargé d’une mission de service public, même non médicale.

Ne sont pas communicables :

  • les informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique
  • les informations concernant un tel tiers.

Les destinataires des pièces médicales

  • La personne concernée
  • Son ayant droit en cas de décès de cette personne si la personne concernée ne s’y est pas opposée de son vivant
  • La personne ayant l’autorité parentale
  • Le tuteur
  • Le cas échéant, le médecin qu’une de ces personnes a désigné comme intermédiaire.

Les informations à caractère médical sont communiquées à l’intéressé, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions fixées dans le code de la santé publique.

Il n’est plus obligatoire de passer par l’intermédiaire d’un médecin. Cependant, lorsqu’il apparait au médecin de la MDPH que la lecture de certaines pièces peut être difficile pour la personne concernée il est possible de lui conseiller de se faire assister d’un tiers, médecin ou non.

Cas de l’avocat

L’accès au dossier médical par un tiers (éventuellement un avocat) est possible à condition que ce tiers agisse pour le compte de la personne concernée par le biais d’un mandat.
L’avocat doit apporter la preuve du mandat express dont il dispose pour accéder à ce dossier.

Cas des parents séparés

S’agissant des enfants, c’est le titulaire de l’autorité parentale qui peut accéder aux informations relatives à son enfant. Lorsque les parents sont séparés, un parent ne peut s’opposer à la communication dès lors que l’autre est également titulaire de l’autorité parentale.
Le certificat médical peut a priori être transmis dans son intégralité. Cependant si le dossier contient des informations personnelles sur l’un des deux parents, celles-ci seront occultées.